Personalul Front Desk joacă un rol esențial în asigurarea unei experiențe pozitive pentru pacienți și în buna funcționare a clinicii. Persoana aflată în această poziție va gestiona o varietate de sarcini administrative și de comunicare, fiind adesea primul punct de contact pentru pacienți.
Candidatul ideal:
- Persoană organizată, ordonată, orientată către pacient, punctuală, adaptabilă circumstanțelor, cu bune abilități de comunicare și cu o bună prezență de spirit.
- Cunoștințe bune de operare PC: Word, Excel & Internet Browsing.
- Cunoștințe bune de operare dispozitive electronice: PC, telefon mobil, centrală telefonică, imprimantă, scanner, tablete, TV, semnătură electronică, espressor, etc.
- Abilitatea de a gestiona situații neprevăzute și de a răspunde prompt și calm în cazul unor urgențe.
- Cunoașterea limbii engleze cel puțin nivel mediu.
- Studii minime recomandate: Facultatea de Asistență Medicală / Școală postliceală sanitară sau alte specializări medicale: BFKT, Moașe, etc.
Constituie un avantaj:
- Familiar cu aplicații medicale de programare online și baze de date (se va asigura training).
- Familiar cu gama de tratamente estetice și produse dermato-cosmetice (se va asigura training).
- Experiența pe partea de recepție/ secretariat/ call center/ vânzări sau poziții similare.
Program de activitate:
- Zilnic: Luni-Vineri (11:30 – 20:00) – 8ore/zi cu 30 minute pauză de masă.
- ocazional/la nevoie – o sâmbătă pe lună (09:00 – 17:00).
Responsabilități principale:
- Asistență telefonică și electronică, gestionarea programărilor pacienților (telefonic, mesagerie, email, programări online, etc.), oferirea de informații precise și relevante.
- Coordonarea calendarului medicilor și al altor specialiști din clinică.
- Întâmpinarea pacienților în clinică cu amabilitate și profesionalism.
- Semnarea consimtămintelor cu pacienții. Asigurarea confidențialității acestora.
- Verificarea și actualizarea informațiilor personale ale pacienților în sistemul clinicii.
- Gestionarea documentelor medicale: scanarea, arhivarea, înregistrarea și organizarea acestora.
- Pregătirea dosarelor pacienților la check-out.
- Gestionarea procesului de facturare și încasarea plăților de la pacienți.
- Explicarea detaliilor legate de costurile tratamentelor și procedurilor.
- Efectuarea înregistrărilor pe casa de marcat a tuturor încasărilor serviciilor medicale din clinică (cash, card, vouchere, rate, plăți online, etc.).
- Ținerea evidenței încasărilor (registru de casă) și predarea Z-ului corespunzător încasărilor înregistrate.
- Ținerea unor evidențe speciale, completarea tuturor registrelor interne.
- Gestionarea corespondeței și a altor colete.
- Gestionarea coletelor primite de la furnizori/distribuitori, verificarea integrității coletelor și realizarea notelor de intrare în recepție (împreună cu asistentele medicale).
- Comunicarea eficientă cu medicii, asistentele și alți membri ai echipei pentru a asigura un flux de lucru fără probleme.
- Asigurarea că zona de recepție și sala de așteptare sunt curate și ordonate.
- Reaprovizionarea materialelor necesare, cum ar fi formularele de înregistrare și materialele promoționale.
- Prezentarea pachetelor de tratamente estetice și dermatologice pacienților aflați în clinică cât și la telefon (se va asigura training).
- Cunoașterea listei complete de tratamente estetice și dermatologice pentru o informare corectă și completă a pacienților (se va asigura training).
- Cunoașterea listei complete de dermato-cosmetice medicale și realizarea vânzării acestora în clinică (cât și online).
- Preluarea și expedierea comenzilor generate pe shop-ul online Wanderma.
- Alte sarcini conform documentelor și protocoalelor interne.
Dacă vrei să faci parte din echipa noastră, te invităm să completezi formularul de mai jos.
